Eine Eisenhower-Matrix ist eine Methode des Zeitmanagements. Sie ist dazu da, wichtiges von unwichtigem und dringlichem von nicht dringlichem zu unterscheiden. Somit setzt man die Prioritäten was gerade getan werden muss richtig. Man geht wichtige Aufgaben zuerst an und lässt weniger wichtiges für Zeiten mit Lehrlauf übrig.
Man kann die Eisenhower Matrix auch für das Aufgabenmanagement hernehmen, was kann man delegieren oder was kann man löschen?
Die Eisenhower Matrix hat vier Felder:
| Wichtig, nicht dringend Lege einen Zeitpunkt dafür fest. | Wichtig und dringend Jetzt machen |
| nicht wichtig, nicht dringend löschen | nicht wichtig, dringend Deligiere es an jemanden |
Die Eisenhower-Methode wird auch vier-Quadrantenmethode oder Eisenhower-Box genannt.
Es geht bei diesem System nicht darum, die Dinge richtig zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun. Dadurch wird die Effektivität, aber nicht die Effizienz gesteigert. Die Dinge müssen nach wie vor getan werden, es geht kein Weg daran vorbei, aber man hat eine Schautafel was gemacht werden muss und was man eventuell an andere abgeben oder wegstreichen kann um sich nicht zu überfordern.
Die Eisenhower-Matrix ist nach dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Er zitierte in einer Rede einen namentlich nicht erwähnten früheren College-Präsidenten, der seine Aufgaben auf diese Weise erledigt haben soll, nämlich dass er wichtiges und dringliches separiert.
Die einzenen Quadranten kann man folgendermaßen beschreiben:
Wichtig und dringlich
Dabei handelt es sich meistens um Dingen die heute oder spätestens morgen noch gemacht werden müssen, wie zum Beispiel Deadlines, Krisen oder andere dringenden Probleme. Sie nicht zu tun bringt negative Konsequenzen.
Wenn es einem schwer fällt sich darauf zu konzentrieren, kann man die App Forrest oder eine andere Technik wie Podoro hernehmen, um sich selber zu disziplinieren. Bei Forrest geht es darum, Bäume zu pflanzen und man bestimmt entweder, wie lange man ohne Pause arbeiten wird oder man setzt die Stoppuhr, die mitzählt, wie lange man gearbeitet hat.
Wichtig ist, nicht den Fokus zu verlieren, bis die unbeliebte Aufgabe fertig und vom Tisch ist.
Beispiele hierfür ist zum Beispiel die Abgabe des Steuerbescheides, die Anfrage eines (ärgerlichen) Kunden, einen Rohrbruch beheben usw. usf.
Wichtig aber nicht dringlich
Diese Aufgaben kann man entspannter angehen, aber das heißt nicht, dass man sie vergessen kann. Man sollte einen Terminkalender bereit halten und mit genug Pufferzeit diese Aufgaben eintragen.
Und man muss das Bewusstsein dafür haben, bearbeitet man diese Aufgaben nicht zu einer angemessenen Zeit, werden sie irgendwann auch zu einer Wichtigen und dringlichen Aufgabe, die sogar eine Krise auslösen kann.
Deshalb sollte man diese Aufgaben mit einer guten Vorlaufzeit vorher bearbeiten.
Nicht wichtig, aber dringlich
Jetzt kommen stehen wir wieder vor einer Aufgabe, die erledigt werden muss. Aber da es nicht wichtig ist, kann jemand anderes sie für uns übernehmen.
Hier kann man sein Team einsetzen und die anderen zur Mitarbeit motivieren.
Allerdings sollte man schon verfolgen, ob die Sachen auch gemacht wurden.
Nicht wichtig und nicht dringlich
Das sind alle Aufgaben, die völlig überflüssig sind und die gelöscht werden können.
Wie benutzt man jetzt die Eisenhower-Matrix?
Die Matrix sollte eingefärbt sein um besser wirken zu können.
Als erstes stell man eine To-Do-List auf. Am besten am Abend davor oder am Ende des Arbeitstages mit den Aufgaben die übrig geblieben sind.
Dann überträgt man sie in die jeweiligen Felder der Matrix. Aber aufgepasst, die Anzahl der Aufgaben pro Feld sollten acht nicht übersteigen.
Nochmal alles überprüfen, gut priorisieren und dann ran an die Arbeit.
Viel Spass und Erfolg!